Sähköinen arkisto ja paperiton prosessi.
Dokumentaatio hallintaan: täysin digitaalinen prosessi sähköisellä allekirjoituksella poistaa tarpeen paperisille lomakkeille, tulostamiselle ja skannaamiselle, säästäen aikaa ja materiaalikustannuksia.
- Paperiton
- Kaikki dokumentit yhdessä digitaalisessa arkistossa.
- Haku sekunneissa
- Oikea tiedosto löytyy heti — mapit jäävät historiaan.
- Sähköinen allekirjoitus
- Hyväksynnät suoraan mobiilissa, ilman tulostusta.
Muutimme perinteisen aikaa vievän paperityön täysin digitaaliseksi tietovirraksi, jossa jokainen tiedosto on löydettävissä sekunneissa.
Tietoturva ja saavutettavuus
Irralliset paperit ovat riski – ne katoavat, tuhoutuvat tai unohtuvat pöydälle. Digitaalinen arkisto ei ainoastaan turvaa tietoa, vaan muuttaa sen liiketoimintaa tukevaksi dataksi. Kun tiedostot ovat pilvessä, ne ovat turvassa mutta samalla jaettavissa oikeille henkilöille napin painalluksella.
Tulokset: Paperista pilveen
Perinteinen ostolaskujen, takuutodistusten ja sopimusten käsittely vaati ennen tulostamista, lajittelua ja fyysistä säilytystilaa. Prosessi oli hidas, ja yksittäisen dokumentin etsiminen arkistosta saattoi viedä tarpeettomasti aikaa.
Rakensimme helppokäyttöisen arkistointisovelluksen, jolla dokumentit tallennetaan, haetaan ja allekirjoitetaan sähköisesti suoraan mobiililaitteella. Tiedostot tallentuvat automaattisesti turvattuun pilviarkistoon — paperia ei synny, tallennus tapahtuu taustalla, eikä yksikään tiedosto enää katoa.
Usein kysytyt kysymykset
Miten dokumentit allekirjoitetaan sähköisesti?
Dokumentit allekirjoitetaan sähköisesti suoraan mobiililaitteella tai selaimessa ilman tulostamista ja skannaamista. Allekirjoitettu tiedosto tallentuu automaattisesti arkistoon oikealle paikalle. Prosessi on nopea ja jättää selkeän jäljen siitä, kuka on hyväksynyt mitäkin.
Missä dokumentit säilytetään ja ovatko ne turvassa?
Dokumentit säilytetään tietoturvallisesti pilvipalvelussa, jossa ne ovat varmuuskopioituina ja käyttöoikeuksien takana. Irralliset paperit eivät enää katoa tai tuhoudu. Oikeat henkilöt pääsevät tiedostoihin käsiksi napin painalluksella.
Kuinka nopeasti yksittäinen dokumentti löytyy arkistosta?
Tiedostot löytyvät haulla sekunneissa, koska ne tallentuvat automaattisesti jäsenneltyyn digitaaliseen arkistoon. Fyysisen mapin selaaminen jää historiaan, ja arkistointisovellus tekee tallennuksesta ja hausta helppoa myös mobiilissa.
Haluatko luopua turhasta paperityöstä?
Kartoitamme nykytilanteenne ja näytämme, kuinka helposti paperiton toimisto on saavutettavissa.