Taloushallinto · Kansainvälinen verkkokauppa · Acon Finland Oy Ltd
Acon Finland
Yli 10 maksukanavaa Suomesta ja USA:sta täsmäytyy automaattisesti — manuaalinen työ väheni ja tilaukset lähtevät varastolta nopeammin.
Haaste: manuaalinen täsmäytys söi aikaa ja aiheutti virheitä
Acon Finland myy kansainvälisesti sekä Suomen että USA:n markkinoilla useilla eri alustoilla. Maksukanavia on yli kymmenen — Shopify, Stripe, Klarna, Amazon, PayPal ja monet muut — ja jokainen tuottaa oman maksuraporttinsa eri formaatissa. Ennen automaatiota raportit, tiliöinnit ja pankin tiliotteet käsiteltiin manuaalisesti omien integraatiopohjien avulla. Sesonkiaikana, kun tilityksiä tuli paljon, työ muuttui erityisen raskaaksi ja virhealttiiksi.
Ratkaisu: täysin automatisoitu täsmäytys
Toteutimme kolmivaiheisen automaation: se noutaa myyntiraportit eri maksupalveluista, kirjaa tapahtumat suoraan Business Centraliin ja täsmäyttää ne PSD2-rajapinnan kautta noudettuihin pankin tiliotteisiin — ilman manuaalisia työvaiheita tai välikäsiä.
Raporttien nouto
Automaatio noutaa myyntiraportit maksupalveluiden portaaleista sekä Suomen että USA:n markkinoilta. Eri palveluiden poikkeavat formaatit normalisoidaan yhteen yhtenäiseen muotoon.
Automaattinen tiliöinti
Tapahtumat kirjataan suoraan Business Centraliin palvelukohtaisilla kirjauspohjilla. Jokainen maksukanava ohjautuu oikeille tileille ilman käsityötä.
Tiliotteet & täsmäytys
PSD2-rajapinnan kautta noudetut pankin tiliotteet yhdistetään raportteihin, ja viitesuoritukset kohdistetaan automaattisesti oikeisiin tapahtumiin.
Integraatiot
+ yli 10 maksukanavaa Suomesta ja USA:sta
Luotettavuus: jokainen täsmäytys varmennetaan kahdesti
Automaatio ei vain kirjaa lukuja sokeasti. Jokaisen tilityksen kohdalla raportin loppusumma täsmäytetään pankkidataan ja varmennetaan vielä raporttikohtaisella viitteellä. Jos summat eivät täsmää, poikkeama nousee esiin sen sijaan että virhe päätyisi kirjanpitoon. Myös erikoistilanteet on huomioitu — esimerkiksi päivät, joina maksupalvelu ei tee tilitystä lainkaan, sekä hyvitykset — joten prosessi pysyy luotettavana kaikissa tilanteissa.
Tulos: nopeampi kassavirta, vähemmän manuaalityötä
Manuaalinen täsmäytystyö poistui kokonaan. Koko monikanavainen, kaksimarkkinainen tilitysvirta — Suomesta ja USA:sta — hoituu nyt yhdellä automaattisella prosessilla. Suoritusten kirjautuminen nopeutui, ja tämä on käytännössä nopeuttanut myös tilausten fyysistä lähettämistä varastolta asiakkaille. Taloushallinnon tiimi voi keskittyä lukujen analysointiin kirjaamisen sijaan.
Ratkaisu on laajentunut yhteistyön myötä: alkuperäisten kanavien rinnalle on otettu käyttöön uusia maksupalveluita ja toiminnallisuuksia — kuten PayPal, Nets ja viitesuoritusten kohdistus — sitä mukaa kun liiketoiminta on kasvanut.
Kokemuksia
Ennen automaatiota
“Ennen automaation käyttöönottoa maksupalveluraportit ja tiliotteet käsiteltiin manuaalisesti omia integraatiopohjia hyväksikäyttäen. Tämä oli todella aikaavievää sekä virheherkkää, varsinkin myyntisesongin aikana jolloin tilityksiä tulee määrällisesti paljon.”
Konkreettinen hyöty
“Automaation käyttöönotto on nopeuttanut suoritusten kirjautumista, mikä on tietyissä tapauksissa nopeuttanut jopa tilausten lähetystä varastolta asiakkaalle.”
Suositus
“Suosittelen ratkaisua yrityksille sen vuoksi, että automaatio vähentää manuaalista työtä ja säästää työaikaa. Automaation avulla voimme keskittyä tilitysten kirjaamisen sijasta muihin taloushallinnon osa-alueisiin päivittäisessä työssämme.”
Haluatko tehostaa taloushallintoa?
Ota yhteyttä, niin katsotaan miten automaatio sopii teidän prosesseihinne.